Informationen für Übungsleitende

I.d.R. melden wir uns rechtzeigit bei Euch, spätestens 8 Wochen vor dem nächsten Programmstart (Semester bzw. der nächsten vorlesungsfreien Zeit).

Am Ende sollen alle kursbezogene Absprachen vier Wochen vor Kursbeginn fest vereinbart sein, damit wir das Kursprogramm rechtzeitig fertig stellen können.

Schreibt uns am besten eine E-Mail an kursplanung-hssuni-greifswaldde mit folgenden Inhalt:

• Sportart, Leistungsniveau
• Tag und Uhrzeit, an denen dein Kurs statfinden kann, gern mehrere Optionen nennen, dann sind wir flexibler
• Gibt es eine Wunschhalle?

Wir schauen dann, ob und wie wir deine Vorschläge einplanen können und melden uns bei dir mit Vorschlägen, wenn der Kurs so nicht stattfinden kann. Wenn wir uns nicht melden, ist dein Vorschlag angenommen.

Wenn der Kurs stattfinden kann, sendest du uns unbedingt vor Beginn der Kurse den unterschriebenen Honorarvertrag zu.

Benötigte Materialien und Geräte können nach Absprache entsprechend der Verfügbarkeit benutzt werden. Im Einzelfall können wir auch neue Materialien besorgen. Wenn du Ideen hast oder etwas benötigst, sprich uns bitte an.

Der Aufbau von Geräten sowie das Holen benötigter Materialien, aber auch der ordentliche Wiederabbau der Geräte und das sachgemäße Verstauen der Materialien mit Hilfe der Teilnehmer*innen muss innerhalb der eigenen Kurszeit erfolgen.

Schäden an Sportgeräten, technischen Anlagen oder in Sporthallen/-räumen sind umgehend dem Hochschulsport zu melden, damit wir die notwendigen Maßnahmen einleiten können, z.B. Erzatz besorgen oder Reparatur veranlassen.

Für einige Hallen benötigst du einen Schlüssel, in anderen eine "Schlüsselkarte". Wir sprechen dies vorher mit dir ab.

Wir haben in unserem eigenen Hallenkomplex in der Fallada-Str. 11 elektronische Schlösser verbaut. Dafür benötigst du eine Karte. Studierende und Angestellte der Universität können auch ihre Universitätskarte nutzen.

Wir schalten dann deine (ggf. neue) Karte für die entsprechenden Räume frei.

Solltest du einen Schlüssel benötigen, kannst du diesen nach vorheriger Terminabsprache vor Beginn des Kurszeitraumes im Sekretariat ausleihen.

Dazu musst du vor Ort ein Formular ausfüllen, in dem du den Erhalt des Schlüssels bestätigst. Nach dem letzten Kurstermin bitte den Schlüssel umgehend wieder im Sekretariat abgeben.

Mit dem Self-Service erhälts du zu Beginn des Programmzeitraumes einen Zugung zu unserem Buchungssystem. Zu jedem Kurs gibt es ein Menü, dass du über das weiße Plus aufrufen kannst.

Folgende Funktionen gibt es:

• Informationen zum Angebot: Hier siehst du den Zeitraum, die geplanten Termine, die Kursleitung, den Kursort und die Kursgebühr
• Teilnehmerliste für diese Angebot abrufen: die Teilnehmendenliste als PDF abrufen
• E-Mails versenden: an alle Teilnehmer*innen
• Anwesenheit erfassen

Kannst du einen Kurs, zum Beispiel aufgrund von Krankheit oder Urlaub, an einem oder mehreren Terminen nicht übernehmen, gib uns bitte umgehend Bescheid und informiere unbedingt rechtzeitig die Teilnehmer*innen über den Ausfall.

Du darfst jedoch auch eine qualifizierte Vertretung einsetzen, damit der Termin nicht ausfallen muss. Es ist teilweise auch möglich, mit den Teilnehmenden einen Ersatztermin zu vereinbaren. Beide Vorgehensweisen müssen jedoch unbedingt vorher mit uns abgestimmt werden.

Zu Beginn des Programmzeitraumes bekommst du einen Zugung zu unserem Buchungssystem. Darüber kannst du mit den Kursteilnehmer*innen per E-Mail kommunizieren, um zum Beispiel Kursausfälle mitzuteilen oder Verlegungen abzustimmen.

Der Self-Service-Zugang ist jeweils für den laufenden Kurszeitraum aktiv. Aus Datenschutzgründen nutze die Möglichkeit zur Kommunikation mit den Teilnehmer*innen bitte ausschließlich für kursrelevante Informationen.

Als Übungsleiter*in entscheidest du, ob in deinem Kurs Kapazitäten für weitere Personen vorhanden sind. Dies kann verschiedene Gründe haben. Einige kommen gar nicht, es kommen nicht immer alle, es ist mehr Platz in dem Raum, als du gedacht hast.

Gib uns Bescheid und wir erhöhen die Platzzahl, so dass sich weitere Teilnehmer*innen nachmelden können. Oft entscheidet sich dies bereits nach wenigen Terminen.

Je eher du feststellst, dass noch Plätze frei sind, desto eher können wir "Wartende" zulassen bzw. Plätze freigeben.

Denke bitte darn, dass es oft Personen auf der Warteliste gibt. Somit ist es ungünstig, Zusagen direkt vor Ort zu machen. Im Zweifel frag einfach bei uns nach, ob es bei dir eine Warteliste gibt.

Du als Übungsleiter*in bist dazu verpflichtet, die Kursbestätigung der Teilnehmer*innen mindestens einmal zu Beginn der Kurse zu kontrollieren. Dies ist insbesondere wegen versicherungstechnischer Anforderung und aus Fairnessgründen wichtig.

Die Teilnehmer*innen sind zusätzlich dazu verpflichtet, sich entsprechend des bei der Anmeldung gewählten Status (Studierende, Mitarbeitende oder Externe) ausweisen zu können. Du solltest dementsprechend zu Beginn des Kurses die Studierenden- und Mitarbeitendenausweise kontrollieren. Externe brauchen keinen Nachweis vorzubringen.

2 Schritte zum Ergebnis!

1. Damit die Teilnehmer*innen versichert sind, benötigen wir einen Nachweis, dass sie am Kurs teilgenommen haben.
   
   Im Self-Service findest du zu jedem Kurs ein Menü. Dafür auf das weiße Plus klicken. Unter "Teilnehmerliste für dieses Angebot abrufen" kannst du die Anwesenheitsliste abrufen. Drucke die Liste einmal aus und bringe sie zu jeden Kurstermin mit. Jede*r Teilnehmer*in bestätigt vor Kursbeginn mit der Unterschrift oder dem Kürzel die Anwesenheit. Dies gilt auch als Nachweis für dich, dass der Kurs stattgefunden hat.
    
2. Nach dem Kurs bitte die Anzahl der Teilnehmer*innen online bei dem jeweiligen Termin eintragen. So können wir u.a. verfolgen, ob wir noch Plätze freigeben können.
   
   Nutze im Self-Service im Menü zum Kurs den Punkt "Anwesenheit erfassen" dafür. Es öffnet sich ein extra Fenster, in dem du die Anwesenheit und Bemerkungen, wie Kursausfälle oder Vertretungen einträgst.

Studierende und Angestellte sind bei ausgewiesenen Veranstaltungen des Hochschulsports über die Unfallkasse M-V versichert. Betriebsfremde und Beamtinnen und Beamte unterliegen nicht diesem Versicherungsschutz. Es wird allen Sporttreibenden empfohlen, sich einer ausreichenden Unfall- und Krankenversicherung und einer Haftpflichtversicherung zu vergewissern.

Um den Versicherungsschutz sicher zu stellen, musst du zu Beginn des ersten Kurstermines eine Unfallbelehrung für die Teilnehmer*innen durchführen. Nach dem Verlesen der aufgelisteten Punkte, ist die Unfallbelehrung von allen Teilnehmer*innen zu unterschreiben.

Sind zum ersten Termin nicht alle Teilnehmer*innen anwesend, so sind diese in den Folgeterminen nachträglich zu belehren und ebenfalls dazu angehalten, das Formular zu unterzeichnen.

Grundlage für die Abrechnung ist der Honorarvertrag. Er muss vor Kursbeginn unterschrieben vorliegen.

Nach Kursende stellst du uns eine Rechnung über die erbrachte Leistung. Ein Rechnungsbeispiel findest du hier unter Punkt 8. Als Anhang reichst du die Anwesenheitsliste sowie den Belehrungsnachweis ein.

Außerhalb unserer Öffnungszeiten erhältst du hier Hilfe:

Havarierufnummer der Universität Greifswald: 03834 420 20 20

• bei Havarien und anderen außergewöhnlichen technischen Problemen
• Mo–Fr: 15:30-07:00 Uhr
• Sa-So: ganztägig

USD-Sicherheitsdienst: 03834 777 580

Hausmeister Altstadt-Campus: 03834 420 12 39

Hausmeister Judohalle: 03834 420 12 70