Informationen für Übungsleitende

Zumba Kurs

Folgend findet Ihr Informatonen rund um Eure Tätigkeit als als Übungsleiterin und Übungsleiter.

Unten findet Ihr "häufig gestellte Fragen (FAQ)" und auf einer gesonderten Seite eine Sammlung von Dokumenten für Übungsleitende. Gebündelt und zur besseren Übersicht haben wir zudem ein Handbuch erstellt.

Für weitere Fragen könnt Ihre Euch vertrauensvoll an uns wenden.

Euer Hochschulsport-Team

Häufig gestellte Fragen von Übungsleiter*innen und Trainer*innen

Bis wann muss ich mich melden, wenn ich im nächsten Zeitraum wieder einen Kurs anbieten möchte?

I.d.R. melden wir uns rechtzeigit bei Euch, spätestens 8 Wochen vor dem nächsten Programmstart (Semester bzw. der nächsten vorlesungsfreien Zeit).

Am Ende sollen alle kursbezogene Absprachenvier Wochen vor Kursbeginn fest vereinbart sein, damit wir das Kursprogramm rechtzeitig fertig stellen können.

Wie benachrichtige ich euch, welche Kurse ich anbieten möchte?

Am besten nutzt du unsere Formularvorlage.

Wir schauen dann, ob und wie wir deine Vorschläge einplanen können und melden uns bei dir mit Vorschlägen, wenn der Kurs so nicht stattfinden kann. Wenn wir uns nicht melden, ist dein Vorschlag angenommen.

Im Anschluß senden wir dir den Honorarvertrag zu, den du uns unbedingt vor Beginn der Kurse unterschrieben zurücksenden musst.

Was, wenn ich für meinen Kurs Geräte bzw. Materialien benötige?

Benötigte Materialien und Geräte können nach Absprache entsprechend der Verfügbarkeit benutzt werden. Im Einzelfall können wir auch neue Materialien besorgen. Wenn du Ideen hast oder etwas benötigst, sprich uns bitte an.

Der Aufbau von Geräten sowie das Holen benötigter Materialien, aber auch der ordentliche Wiederabbau der Geräte und das sachgemäße Verstauen der Materialien mit Hilfe der Teilnehmer*innen muss innerhalb der eigenen Kurszeit erfolgen.

Schäden an Sportgeräten, technischen Anlagen oder in Sporthallen/-räumen sind umgehend dem Hochschulsport zu melden, damit wir die notwendigen Maßnahmen einleiten können, z.B. Erzatz besorgen oder Reparatur veranlassen.

Ich bin in einem neuen Raum und benötige einen Schlüssel oder Karte. Wo bekomme diese?

Für einige Hallen benötigst du einen Schlüssel, in anderen eine "Schlüsselkarte". Wir sprechen dies vorher mit dir ab.

Wir haben in unserem eigenen Hallenkomplex in der Fallada-Str. 11 elektronische Schlösser verbaut. Dafür benötigst du eine Karte. Studierende und Angestellte der Universität können auch ihre Universitätskarte nutzen.

Wir schalten dann deine (ggf. neue) Karte für die entsprechenden Räume frei.

Solltest du einen Schlüssel benötigen, kannst du diesen nach vorheriger Terminabsprache vor Beginn des Kurszeitraumes bei Frau Hagemann im Sekretariat ausleihen.

Dazu musst du vor Ort ein Formular ausfüllen, in dem du den Erhalt des Schlüssels bestätigst. Nach dem letzten Kurstermin bitte den Schlüssel umgehend wieder im Sekretariat abgeben.

Was kann ich über den Self-Service erledigen?

Mit dem Self-Service erhälts du zu Beginn des Programmzeitraumes einen Zugung zu unserem Buchungssystem. Zu jedem Kurs gibt es ein Menü, dass du über das weiße Plus aufrufen kannst.

Folgende Funktionen gibt es:

  • Informationen zum Angebot: Hier siehst du den Zeitraum, die geplanten Termine, die Kursleitung, den Kursort und die Kursgebühr
  • Teilnehmerliste für diese Angebot abrufen: die Teilnehmendenliste als PDF abrufen
  • Emails versenden: an alle Teilnehmer*innen
  • Anwesenheit erfassen
Was mache ich, wenn ich einen Kurs nicht wahrnehmen kann?

Kannst du einen Kurs, zum Beispiel aufgrund von Krankheit oder Urlaub, an einem oder mehreren Terminen nicht übernehmen, gib uns bitte umgehend Bescheid und informiere unbedingt rechtzeitig die Teilnehmer*innen über den Ausfall.

Du darfst jedoch auch eine qualifizierte Vertretung einsetzen, damit der Termin nicht ausfallen muss. Es ist teilweise auch möglich, mit den Teilnehmenden einen Ersatztermin zu vereinbaren. Beide Vorgehensweisen müssen jedoch unbedingt vorher mit uns abgestimmt werden.

Wie erreiche ich die Teilnehmer*innen?

Zu Beginn des Programmzeitraumes bekommst du einen Zugung zu unserem Buchungssystem. Darüber kannst du mit den Kursteilnehmer*innen per E-Mail kommunizieren, um zum Beispiel Kursausfälle mitzuteilen oder Verlegungen abzustimmen.

Der Self-Service-Zugang ist jeweils für den laufenden Kurszeitraum aktiv. Aus Datenschutzgründen nutze die Möglichkeit zur Kommunikation mit den Teilnehmer*innen bitte ausschließlich für kursrelevante Informationen.

Können sich Teilnehmer*innen für einen ausgebuchten Kurs nachmelden?

Als Übungsleiter*in entscheidest du, ob in deinem Kurs Kapazitäten für weitere Personen vorhanden sind. Dies kann verschiedene Gründe haben. Einige kommen gar nicht, es kommen nicht immer alle, es ist mehr Platz in dem Raum, als du gedacht hast.

Gib uns Bescheid und wir erhöhen die Platzzahl, so dass sich weitere Teilnehmer*innen nachmelden können. Oft entscheidet sich dies bereits nach wenigen Terminen.

Je eher du feststellst, dass noch Plätze frei sind, desto eher können wir "Wartende" zulassen bzw. Plätze freigeben.

Denke bitte darn, dass es oft Personen auf der Warteliste gibt. Somit ist es ungünstig, Zusagen direkt vor Ort zu machen. Im Zweifel frag einfach bei uns nach, ob es bei dir eine Warteliste gibt.

Kontrolle von Status und Teilnahmebestätigung.

Du als Übungsleiter*in bist dazu verpflichtet, die Kursbestätigung der Teilnehmer*innen mindestens einmal zu Beginn der Kurse zu kontrollieren. Dies ist insbesondere wegen versicherungstechnischer Anforderung und aus Fairnessgründen wichtig.

Die Teilnehmer*innen sind zusätzlich dazu verpflichtet, sich entsprechend des bei der Anmeldung gewählten Status (Studierende, Mitarbeitende oder Externe) ausweisen zu können. Du solltest dementsprechend zu Beginn des Kurses die Studierenden- und Mitarbeitendenausweise kontrollieren. Externe brauchen keinen Nachweis vorzubringen.

Muss ich die Anwesendheit erfassen?

2 Schritte zum Ergebnis!

  1. Damit die Teilnehmer*innen versichert sind, benötigen wir einen Nachweis, dass sie am Kurs teilgenommen haben.

    Im Self-Service findest du zu jedem Kurs ein Menü. Dafür auf das weiße Plus klicken. Unter "Teilnehmerliste für dieses Angebot abrufen" kannst du die Anwesenheitsliste abrufen. Drucke die Liste einmal aus und bringe sie zu jeden Kurstermin mit. Jede*r Teilnehmer*in bestätigt vor Kursbeginn mit der Unterschrift oder dem Kürzel die Anwesenheit. Dies gilt auch als Nachweis für dich, dass der Kurs stattgefunden hat.
     
  2. Nach dem Kurs bitte die Anzahl der Teilnehmer*innen online bei dem jeweiligen Termin eintragen. So können wir u.a. verfolgen, ob wir noch Plätze freigeben können.

    Nutze im Self-Service im Menü zum Kurs den Punkt "Anwesenheit erfassen" dafür. Es öffnet sich ein extra Fenster, in dem du die Anwesenheit und Bemerkungen, wie Kursausfälle oder Vertretungen einträgst.
Versicherungsschutz für Teilnehmer*innen und Unfallbelehrung

Studierende und Angestellte sind bei ausgewiesenen Veranstaltungen des Hochschulsports über die Unfallkasse M-V versichert. Betriebsfremde und Beamte unterliegen nicht dem allgemeinen Versicherungsschutz. Es wird allen Sporttreibenden empfohlen, sich einer ausreichenden Unfall- und Krankenversicherung und einer Haftpflichtversicherung zu vergewissern.

Um den Versicherungsschutz sicher zu stellen, musst du zu Beginn des ersten Kurstermines eine Unfallbelehrung für die Teilnehmer*innen durchführen. Nach dem Verlesen der aufgelisteten Punkte, ist die Unfallbelehrung von allen Teilnehmer*innen zu unterschreiben.

Sind zum ersten Termin nicht alle Teilnehmer*innen anwesend, so sind diese in den Folgeterminen nachträglich zu belehren und ebenfalls dazu angehalten, das Formular zu unterzeichnen.

Wie erfolgt die Abrechnung des Honorars?

Grundlage für die Abrechnung ist der Honorarvertrag. Er muss vor Kursbeginn unterschrieben vorliegen.

Nach Kursende stellst du uns eine Rechnung über die erbrachte Leistung. Ein Rechnungsbeispiel findest du hier. Als Anhang reichst du die Anwesenheitsliste sowie den Belehrungsnachweis ein.

Wo bekommen ich Hilfe im Havariefall und bei technischen Problemen?

Außerhalb unserer Öffnungszeiten erhältst du hier Hilfe:

Havarierufnummer der Universität Greifswald: 03834 420 20 20

  • bei Havarien und anderen außergewöhnlichen technischen Problemen
  • Mo–Fr: 15:30-07:00 Uhr
  • Sa-So: ganztägig

USD-Sicherheitsdienst: 03834 777 580

Hausmeister Altstadt-Campus: 03834 420 12 39

Hausmeister Judohalle: 03834 420 12 70

 

Infosammlung rund um eure Tätgkeit

Handbuch für Übunsleitende.

Hochschulsport

Hans-Fallada-Str. 11
17489 Greifswald

Leitung

Michael Bödow

Sekretariat
Ingelore Hagemann
Tel.: +49 (0)3834 420 3625
hochschulsportuni-greifswaldde

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